Pravilniki, Sklepi o uvedbi razpisa/poziva, razpisna dokumentacija, odločba in pogodba so dokumenti, ki jih je potrebno prebrati in izvajati. Vsi dokumenti so napisani na enostaven način, v razumljivem jeziku. V kolikor jih ne preberete, ne morete poznati pravil izvajanja postopkov in zaradi tega prihaja do napak, ki imajo posledice v neizplačilu odobrenih sredstev, to pa botruje vaši slabi volji.
1. Pravočasno poravnajte vse obveznosti do sofinancerja
V izjavi, ki jo podpiše odgovorna oseba prijavitelja, se slednja zaveže k resničnosti podanih podatkov. V podpisanih trditvah je tudi ta, da nimate neizpolnjenih pogodbenih obveznosti do Občine Logatec.
2. Ne prepisujte podatkov iz vaših vlog iz preteklih let
Vsako leto se razpisni obrazci spreminjajo in z njimi tudi vsebina, ki jo morate podati. Večkrat se je že zgodilo, da se je kakšen prijavitelj odločil okarati uslužbenca Občinske uprave, ki vodi razpisne postopke in je skrbnik pogodbe, češ, da je na listinah kot so odločbe in predvsem pogodbe, navedel napačne podatke. Ko smo skupaj pregledali vlogo, je bilo ugotovljeno, da je napačne podatke podal na vlogi že prijavitelj sam.
3. Podajajte kratke a temeljite odgovore, ki morajo bit resnični in realni. Ne »napihujte« stroškovnih vrednosti prijavljenih vsebin.
4. Priložite želene priloge
V kolikor ne boste priložili obveznih prilog, boste pozvani na dopolnitev. Pri neobveznih prilogah pa vas Občinska uprava ne bo pozvala na dopolnitev, ampak vam komisija točk na tem segmentu ne bo štela. Vsaka točka pride prav.
5. Razpisne dokumentacije ne pričnite izpolnjevati zadnji dan, ampak pravočasno
Pri večini dokumentacij morate priložiti priloge, ki jih morate predhodno pridobiti od ustreznih inštitucij. Slednje imajo rok za pripravo teh dokumentov.
6. Na sofinanciranje ne prijavljajte projektov ali programov, ki jih niste potrdili na občnih zborih oziroma jih niso potrdili drugi za to pristojni organi vaše pravne osebe.
7. V kolikor se boste znašli v dilemi kaj storiti
V takem primeru najprej poskusite odgovor poiskati v sklepu o uvedbi razpisa in navodilih razpisne dokumentacije, če so podani. V kolikor odgovorov ne najdete, preverite pravilnike o sofinanciranju tega področja. V kolikor odgovora še vedno ne boste imeli, stopite v kontakt s pristojnim uslužbencem, ki vam bo z veseljem pomagal.
8. Prijave na razpise niso bavbav
Ne bojte se razpisne dokumentacije. Pozorno preberite vprašanja in podajte tisti odgovor, po čemer vas razpisna dokumentacija sprašuje.
Kako poteka delo komisij?
Komisije se v najkrajšem času po zaključku razpisnega obdobja sestanejo na sejah, kjer najprej preverijo ali so vložene prijave prispele pravočasno ali so jih vložile upravičene osebe in ali so vloge popolne. V kolikor so prijave prispele nepravočasno ali jih niso vložile upravičene osebe, mora Občinska uprava tem prijaviteljem izdati sklepe o zavržbi. V kolikor so vloge nepopolne, pa se prijavitelje pozove na dopolnitev vlog v 5. dneh. V kolikor prijavitelj ne dopolni vloge v tem roku, Občinska upava izda sklep o zavržbi take vloge.
Strokovne komisije vse popolne vloge pregledajo in točkujejo na podlagi podanih kriterijev, meril in točk. Komisije točkujejo vloge na podlagi odgovorov, ki ste jih prijavitelji podali na tonamenskih obrazcih in na podlagi dokazil, ki ste jih priložili. V kolikor prijavi ni priloženo kakšno dokazilo ali pri določenem segmentu ni odgovora, komisija v tem segmentu prijavo oceni z 0 točkami. V kolikor pa iz vsebine napisanega komisija ne more razločiti podlage za točkovanje, prijavitelja pozove na izjasnitev v petih dneh. V kolikor prijavitelj ne poda izjasnitve v tem času, komisija temu segmentu prijave ne more določiti drugega kot 0 točk.
Komisija mora biti pri točkovanju prijav objektivna, kar pomeni, da lahko upošteva samo pisne dokaze in odgovore iz vlog in nikakor ne svojih pozitivnih ali negativnih občutij, ki so jih njeni člani dobili ob morebitnem obisku katere izmed prireditev predlagateljev. Zaradi zahteve po objektivnosti, člani komisij tudi zaradi namena dela komisije ne obiskujejo prireditev in projektov prijaviteljev, kar nekateri člani društev v medijih poudarjajo kot bistvo dela članov komisij. Delo komisije mora biti strokovno in za vsako točko mora obstajati pisna podlaga oziroma dokazilo. Komisije, katerih delo je tudi sestava meril, kriterijev in točkovnikov pa mora pri sestavljanju slednjih paziti, da so merila objektivna, življenjska in merljiva.
Občinska uprava