Kaj dela Občinska uprava Občine Logatec

Trend dela v javni upravi povsod narašča, na področjih lokalnih samouprav pa se krivulja, odkar država prenaša izvajanje določenih aktov nanje, vzpenja daleč navzgor. Občinska uprava Občine Logatec čisto nič ne zaostaja po delu, vedno večje število občanov jo kvečjemu motivira še k bolj trdemu delu.

Elektronsko knjiženje že od 2005
Občinska uprava je že leta 2005 uveljavila elektronsko knjiženje dokumentov in zadev in s tem bistveno izboljšala sistem, je pa po drugi strani z elektronskim sistemom malce več dela, saj mora vsak zaposleni hkrati voditi fizično in elektronsko obliko zadev, ki jih obdeluje in vodi.  Statistični podatki so zelo zgovorni in iz leta v leto dokazujejo, da delo v službi naroda ni ravno mačji kašelj.

Trend rasti količine dela je neusmiljen, poskok za 341%
V letu 2005, natančneje decembra, ko so knjižni sistem vnesli v računalniški sistem, so se delavci v tem kratkem času morali naučiti upravljati z novostjo, z novim letom pa je šlo zares. Konec prvega leta delovanja knjižnega sistema je Uprava ugotovila, da je bila odločitev za pridobitev slednjega več kot odlična, saj se je zaradi različnih faktorjev število zadev strmo povečalo. Po podatkih kolegice iz sprejemne pisarne naj bi bilo v letu 2006 odprtih toliko zadev kot v celotnem obdobju od leta 2000 do leta 2005 skupaj. Konkretna številka 1.182. Leta 2007 je ta številka zrasla še za 341 % na 4.033 zadev. 2008 se je trend malce umiril in odprtih je bilo 3.957 zadev. Zmanjšanje števila zadev  pa je posledica ukrepa, da se nekaterih nepomembnih dokumentov ni več knjižilo. Med te dokumente spadajo razne čestitke, vabila, reklamna gradiva in podobno.
V kolikor se bo trend naraščanja odpiranja zadev nadaljeval pa lahko pričakujemo, da se bomo približali številki 5.000, kar pomeni, da mora vsak od zaposlenih v povprečju letno obdelati več kot 200 zadev. Glede na število prebivalcev Logatca, ima eden od zaposlenih v povprečju okoli 580 prebivalcev v postopkih. 

Zadeva = dokument + dokument +…..
Številke, ki govorijo o zadevah so v primerjavi s številom dokumentov, ki zadeve sestavljajo, prava skromnost. Ena zadeva lahko vsebuje najmanj dva dokumenta. Dokumenti se ločijo na 3 vrste, vhodne, ki jih pošiljate stranke, lastni, ki jih zaradi narave postopka pripravi referent in izhodne, s katerimi referenti strankam in drugim sporočajo neko vsebino ali po nečem sprašujejo. Vse dokumente pa je potrebno obdelati.

Omeniti je potrebno tudi, da dokumenti prihajajo in odhajajo na različne načine, preko navadne in elektronske pošte. V sistem knjiženja pa niso zavedeni čisto vsi dokumenti. Reklamno gradivo in podobno ne knjižimo, kar pomeni, da je dejanskih dokumentov še precej več kot omenjeno.
 
Zanimivi so tudi podatki koliko dokumentov je v določenem letu v povprečju vsebovala ena zadeva.

 20062007 2008 2009 2010 2011 
zadeve 1.1824.033 3.957 4.277 4.363  
vhodni7.54511.9489.548 9.273 9.466  
izhodni + lastni4.8829.658 10.999 9.848 9.994  
skupaj vseh12.42721.606 20.547 19.121 19.460  
povprečno št. dok./zadevo10,5105,357 5,192 4,470 4,460  
izhodni3.7216.976 7.965 7.044 6.866  
lastni1.1612.682 3.034 2.804 3.128  

Renata Gutnik
Občinska uprava